QUO VADIS, AUTOMATISIERUNG?

QUO VADIS, AUTOMATISIERUNG?

Skripten Sie noch oder toolen Sie schon?  

VON PROF. DR.-ING. ARNO HITZGES UND DIPL. WIRT.-ING. (FH) ZARIN KABIR 

(Veröffentlicht in Das Produktkulturmagazin Ausgabe 2 2014)

Wer Inhalte für viele Ausgabeformate automatisieren möchte, steht vor der Wahl der richtigen Methode. Ein an der HdM Stuttgart durchgeführter Vergleich zwischen InDesign-Skripting und Automatisierung soll einen Überblick bringen und aufzeigen, wann ein Automatisierungstool sinnvoll ist und worauf man bei der Auswahl achten sollte.

Firmen und Agenturen produzieren täglich Publikationen, die schnell und übersichtlich Informationen an Kunden verbreiten, zum Beispiel in Form von Broschüren, Preislisten oder Produktkatalogen. Viele arbeiten mit InDesign und wissen, dass das Programm viele Möglichkeiten in der Erstellung von Dokumenten bietet. Die gesamte Bandbreite wird jedoch selten genutzt. Der Aufwand für die Umsetzung so umfangreicher Medien ist bei manuellen, kreativen Prozessen sehr hoch und umständlich. Damit solche Prozesse schneller und effektiver von der Hand gehen, gibt es die Möglichkeit, Vorgänge zu automatisieren. 

Zwei Methoden hierfür sind die Nutzung von Skripten in InDesign oder der Einsatz von Automatisierungswerkzeugen. Anhand von Beispielen wird aufgezeigt, welche Möglichkeiten und Grenzen InDesign bietet und wo Automatisierungswerkzeuge sinnvolle Alternativen darstellen.

In InDesign gibt es die Möglichkeit, mit Hilfe von Skripten Prozesse, wie zum Beispiel den Satz von Broschüren oder Preislisten, zu automatisieren. Bestimmte immer wiederkehrende Aktionen wie zum Beispiel die Positionierung und Formatierung von Objekten (Bild, Text, Tabelle usw.) können mit Hilfe von Skripten ausgeführt werden. Technisch gibt es kaum Grenzen: Alles was manuell in InDesign ausgeführt werden kann, lässt sich auch durch Skripting automatisieren. Die gängigste Skriptsprache ist Java-Skript. Sie wird vor allem wegen ihrer Plattformunabhängigkeit genutzt.

Darüber hinaus gibt es auch einen durchaus etablierten Markt für spezialisierte Werkzeuge für die Satzautomatisierung. Zu den am weitesten verbreiteten dürften Werkzeuge wie InBetween, Comet und XActuell gehören.

Grundsätzlich bieten diese Werkzeuge eigene Automatisierungsroutinen und ein dazugehöriges User-Interface, welches häufig auch als InDesign-Plugin erhältlich ist. Fast alle verfügen über eine Programmierschnittstelle, die zum Teil nahtlos in das InDesign-Skripting-Interface integriert ist. Je nach Reifegrad der Werkzeuge werden mehr oder weniger eigene Funktionalitäten bereitgestellt. Häufig müssen dann komplexere Vorgänge und nicht vorhandene Funktionalitäten durch InDesign-Skripte verarbeitet werden.

Für den Anwender selbst ist bei so komplexen Aufgaben oft schwer zu entscheiden, was eine eigene Funktionalität des Tools ist und was später an kundenindividuellen Erweiterungen im Rahmen von InDesign-Skripting dazugekauft werden muss. 

Um eine fundierte Beurteilung der Möglichkeiten und Grenzen von InDesign-Skripting im Vergleich mit der Nutzung von Automatisierungstools zu erhalten, werden an der Stuttgarter Hochschule der Medien (HdM) im Rahmen des Database-Publishing-Fachseminars regelmäßig spezifische Automatisierungsprobleme per InDesign-Skript und per Automatisierungstool gelöst. Dabei wird als Automatisierungstool InBetween eingesetzt, da es über eine sehr umfangreiche eigene GUI verfügt und der Anteil an ergänzendem InDesign-Skripting am geringsten ist.

In den vergangenen Semestern wurden zahlreiche Automatisierungsprobleme auf diese Weise vergleichend gelöst. Die Bandbreite reicht von einfachen Satzaufbauten über verbundene Zellen bis hin zum Aufbau hochkomplexer Gestaltungselemente.

Die Königsdisziplin der Automatisierung ist das Setzen von Tabellen. Kein Objekt ist schwieriger darzustellen und enthält so viele Informationen wie ein Tabelle. Betrachtet wird im Fallbeispiel das automatisierte Einfügen einer Tabellenzwischenzeile:

Eine XML wird in InDesign importiert und die Datensätze werden automatisiert und unformatiert auf der Seite platziert. Die Datenstruktur ist hierbei häufig so angelegt, dass das Einfügen einer Zwischenzeile sinnvoll wäre, um die Informationen übersichtlicher zu gestalten. InDesign bietet keine Bordmittel für diese Funktionalität und benötigt aus diesem Grund eine Lösung über Java-Skript. Das Skript bekommt zu diesem Zweck einen bestimmten Spaltennamen zugewiesen, während die Inhalte der Spalte fortan als „Tabellenzwischenzeile“ fungieren. Anschließend muss das Skript jeweils dann eine (Zwischen-)Zeile einfügen, wenn es auf den ersten abweichenden Wert in der Spalte „Tabellenzwischenzeile“ stößt. Danach müssen die Zellen noch verbunden und die Werte aus der „Zwischenzeilenspalte“ zusammengefasst und in die neu erstellte Zeile eingefügt werden. Im letzten Schritt muss die komplette Spalte „Zwischenzeilen“ gelöscht werden. Klingt ziemlich kompliziert und ist es in der Tat auch.

Die Alternative mit InBetween als Automatisierungstool löst so einen Fall sehr viel einfacher und eleganter über eine zusätzliche Tabellendefinition, die eine einzige Spalte abbildet und die Funktionalität „Tabellen-Zwischenzeile“ zugewiesen bekommt. Die Zwischenzeilen werden dann automatisch erzeugt. Ist in den Daten kein Wert für Tabellenzwischenzeilen abgebildet, zeigt InBetween diese schlicht nicht an. 

In der Aufwandsbilanz der beiden Methoden sieht das dann so aus: 300 Lines of Code beim InDesign-Skripting im Vergleich zu lediglich 8 Arbeitsschritten mit InBetween. In dem beschriebenen Fallbeispiel hat das Automatisierungstool also klar die Nase vorn.

Ganz allgemein betrachtet kann man sagen, dass der konzeptionelle Aufwand für die Entwicklung eines Templates mit allen Rahmen und Regeln für die Automatisierung ebenso wie in InDesign fallabhängig ist: Ist der Aufbau komplex, sind dies auch die Regeln, sodass der Aufwand für die Erstellung des Templates hoch ist. Dabei gilt aber auch zu berücksichtigen, dass die Nacharbeit bei einer gut durchdachten Konzeption fast nicht mehr vonnöten ist und auch das Skripting in InDesign nicht benötigt wird. Der Hauptgrund dafür ist, dass in InBetween Informationen aus der XML dazu verwendet werden, Regeln zu definieren. Diese Informationen steuern das Regelwerk und somit auch das Layout der Publikation.

Grundsätzlich hat sich in Projekten herausgestellt, dass bei einfachen Automatisierungen wie zum Beispiel serienbriefartigen Elementen und einfachen Layouts InDesign-Skripting ausreichend ist. 

Anders dagegen bei Publikationen, die häufiger als einmal hergestellt werden oder einen ähnlichen Aufbau haben, wie etwa Preislisten und Produktkataloge – oder bei Publikationen, die in unterschiedlichen Formaten, Medien oder Kanälen miteinander verbunden sein sollen, wobei die erforderlichen Inhalte aus vorhandenen Datenquellen abgeleitet werden können. In solchen Fällen ist der Einsatz eines Automatisierungswerkzeugs in jedem Fall sinnvoller.

Kritisch sind beim Einsatz von Automatisierungswerkzeugen die Fälle, in denen die systemeigene Funktionalität nicht ausreicht und zusätzlich InDesign-Skripting eingesetzt werden muss. Insbesondere bei komplexeren Gestaltungsfällen mit vielen Tabellen und Darstellungsanforderungen wird das Thema Skripting schnell aufwändig und ein Fall für Spezialisten. Bei einigen Tools ist zwar eine Verknüpfung mit den Daten gegeben, bei komplexeren Darstellungsformen – wie Tabellen, der Anpassung von Inhalten an fest definierte Formate nach logischen Regeln oder der intelligenten Befüllung von Weißraum – sind diese aber nicht in der Lage, automatisch und regelbasiert Inhalte zu platzieren. Bei der Auswahl des Tools sollte daher darauf geachtet werden, dass ein hoher Automatisierungsgrad auch unter solchen Voraussetzungen erzielt werden kann. Andernfalls wäre die Prozess-optimierung insgesamt in Frage gestellt, geplante Zeit- und Kosteneinsparungen würden nicht erreicht.

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SOFTWAREHERSTELLER

InBetween bietet Ihnen mit der gleichnamigen Standardsoftware eine äußerst leistungsfähige Lösung für die teil- oder hochautomatisierte Erstellung von z. B. Katalogen, Preislisten, Datenblättern und Broschüren aus Stammdaten. 

InBetween Deutschland GmbH
Renate Ramerseder
renate.ramerseder@inbetween.de 
inbetween.de 

KUNDE

Hochschule der Medien (HdM)
www.hdm-stuttgart.de
hdm-stuttgart.de/dp

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