PIM FÜR KMU

PIM FÜR KMU

Ein passgenaues PIM für KMU muss nicht teuer sein

VON SEBASTIAN DILGER

(Veröffentlicht in Das Produktkulturmagazin Ausgabe 2 2014)

Das Zusammenspiel unterschiedlicher Ausgabekanäle auf Basis eines gemeinsamen Produkt-Informations-Managements (PIM) zu erreichen, ist theoretisch eine klare Strategie – in der Praxis jedoch eine Herausforderung. Für die Beteiligten bedeutet es oftmals eine Gratwanderung zwischen Standardisierung und Individualisierung.

Das PIM dient als Grundlage für unterschiedlichste Anwendungen und muss daher – wie das Fundament eines Gebäudes – in Form und Aufbau exakt den jeweiligen Anforderungen entsprechen. Nur dann ist gewährleistet, dass die einzelnen Anwendungen auch die Erwartungen erfüllen können. Provokant gesprochen könnte man sagen, das PIM ist Mittel zum Zweck. Denn der Fokus liegt meist auf der fertigen Anwendung, sei es die Webseite, der Shop oder der Katalog. Doch ebenso wie in der Architektur, wo sich ein nicht passendes Fundament auf alle Teile des Gebäudes auswirkt, kann ein Fehler oder eine Nachlässigkeit im PIM gravierende Auswirkungen auf alle darüberliegenden Anwendungen haben, auch wenn diese noch so gut gestaltet sind.

An zwei Praxisbeispielen lässt sich zeigen, wie durch eine individuelle Herangehensweise zwei gänzlich unterschiedliche Systeme entstehen, die jedoch beide bestens zu den jeweiligen Anforderungen von kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMU) passen. 

Die SIKO GmbH und das Sentinel Haus Institut sind gleichermaßen auf der Suche nach einer Lösung, die sowohl interne als auch externe Prozesse und Anwendungen grundlegend unterstützt. Ein zentrales PIM mit eng verwobenem Media Asset Management (MAM) bot sich ideal für beide Unternehmen an. Mit aufwind haben die Unternehmen einen Partner gefunden, dessen Spektrum über die gesamte Breite der notwendigen Anforderungen reicht. Gemeinsam gelang es, anwendungsübergreifende Lösungsansätze zu entwickeln.

Das Projekt www.sentinel-bauverzeichnis.eu des Sentinel Haus Instituts stellt eine der derzeit umfassendsten herstellerübergreifenden Plattformen zum Thema Wohngesundheit und gesundes Bauen dar. Eine zentrale Anforderung dieses Projekts ist eine flexible Produktdarstellung in Kombination mit einem CRM-System, welches weitere Informationen über Hersteller, Händler, Interessenten und Projektbeteiligte liefert.

Für die SIKO GmbH als global agierendes Unternehmen aus dem Bereich der Messtechnik ist nicht nur die Präsentation und Aufbereitung der Produktdaten für die Webseite wichtig. Das Unternehmen benötigt darüber hinaus für seinen Vertrieb spezielle Ansichten, zudem sollen die in mehreren Sprachen erscheinenden Produktkataloge komplett über das integrierte Database-Publishing abgedeckt werden können.

Da das PIM beider Projekte mehrfache Ausgabekanäle ansteuern soll, galt es den Grundsatz der ausgabeneutralen Datenhaltung ins Zentrum der Arbeit zu stellen. Durch initiale Workshops fand der notwendige Wissenstransfer zwischen aufwind und beiden Unternehmen statt, wobei gemeinsam die Kernanforderungen an das jeweilige System herausgearbeitet wurden. 

Das Projekt der Firma SIKO sah sich mit einem Produktsortiment konfrontiert, welches durch flexibel konfigurierbare Produkte immens viele Produktvariationen ermöglicht. Der klassische Artikelansatz führt deshalb zu keiner praxistauglichen Lösung. Es galt eine Struktur zu entwickeln, die die Variantenvielfalt im PIM abdeckt, ohne dabei den grundsätzlichen Pflegeaufwand signifikant zu erhöhen. Hierfür wurde das Bestellschlüsselkonzept soweit an das vorhandene ERP-System angeglichen, dass ein Abgleich jederzeit problemlos erfolgen kann. Gleichzeitig wurde darauf geachtet, dass die speziellen, für das PIM erarbeiteten Grundsätze davon nicht verletzt werden. Dies wurde auch dadurch erreicht, dass eigens für dieses PIM Produktableitungen eingeführt wurden, mit deren Hilfe Produktvarianten dargestellt werden können, ohne dass die Information redundant gepflegt werden muss. Spezielle Freigabemechanismen stellen außerdem sicher, dass die Produktinformationen stets den korrekten Workflow und die notwendigen Freigabestufen durchlaufen, bevor sie ausgegeben werden.

Im Fall des Sentinel-Bauverzeichnisses zeigte sich dagegen, dass eine Kombination aus Produkt und Artikel den richtigen Ansatz darstellt. Da durch das herstellerübergreifende Sortiment ähnliche Produkte mehrerer Hersteller vorhanden sind, galt es zudem eine leistungsstarke Suche zu integrieren. Diese ermöglicht eine schnelle Navigation und kommt sowohl im PIM als auch im Bauverzeichnis selbst zum Einsatz. 

Aufgrund der Dynamik des Marktes für Wohngesundheit sind hier Auszeichnungen bzw. Zertifizierungen ein relevantes Thema. Für Sentinel war daher ein System mit maximaler Erweiterbarkeit notwendig, um möglichst schnell und unkompliziert auf Veränderungen am Markt reagieren zu können. Das umgesetzte PIM weist daher einen sehr hohen Grad an globaler Datenpflege auf: Der größte Teil der Informationen wird an einer zentralen Stelle gepflegt und den jeweiligen Produkten zugewiesen. Dies ermöglicht in der Praxis gleichermaßen eine schnelle Ergänzung neuer Parameter sowie eine Änderung vorhandener Parameter. Ein weiteres entscheidendes Werkzeug des PIM stellt die tiefe Verankerung von Vertriebskanälen dar, die es Anwendungen ermöglicht, das PIM-System nur für bestimmte Sortimente zu nutzen. Hierdurch können auf Basis ein und desselben PIM mehrere Anwendungen mit unterschiedlichem Sortiment bedient werden.

Sowohl die SIKO GmbH als auch das Sentinel Haus Institut benötigten zusätzlich ein leistungsstarkes Media Asset Management (MAM). Mit der Mediendatenbank aufwind.mediastorage steht nun beiden Partnern ein Werkzeug zur Verfügung, das durch seine enge Verzahnung perfekt mit dem jeweiligen PIM harmoniert. Das MAM stellt dafür alle Bilder in den jeweils benötigten Größen und Formaten automatisch zur Verfügung. Über ein leistungsstarkes Ausschnitt-Tool lassen sich aus den Bildern beliebige Ausschnitte erstellen. Das neue aufwind.rightwatch zur Überprüfung von Bildrechten ergänzt zusammen mit einer Dublettenprüfung das Portfolio des MAM-Systems maßgeblich.

Ebenso steht beiden Partnern mit aufwind.translation ein umfassendes und direkt an das PIM-System angeschlossenes Übersetzungsportal zur Verfügung. Mit eigener Web-oberfläche kann sich das Übersetzungsbüro direkt auf dem Portal einloggen und die jeweils relevanten Komponenten übersetzen, die ohne Zeitverzug im PIM zur Verfügung stehen.

Die beiden Projekte zeigen einmal mehr, welche Bandbreite und Variationsvielfalt ein Produkt-Informations-System annehmen kann und muss, um für unterschiedliche Anwendungsbereiche optimal ausgerichtet bzw. ausgestattet zu sein. Der enge Dialog mit dem jeweiligen Partner ist dabei der Garant für eine adäquate Lösung, die meistens auch mit einer Optimierung von Prozessen und Workflows verbunden ist. 

Der grundlegende Vorteil eines PIM, zentrale und möglichst neutrale Datenhaltung bei möglichst wenig Redundanz in der Pflege, kann nur dann genutzt werden, wenn idealerweise die gesamte Prozesskette von ERP bis zu den schlussendlichen Ausgaben überblickt wird. 

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Werbeagentur Aufwind GmbH 
Sebastian Dilger
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