MEHR ALS NUR IT

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PIM und die Welt der Möglichkeiten

VON ROLAND FARKAS

(Veröffentlicht in Das Produktkulturmagazin Ausgabe 1 2015)

Product Information Management hat sich längst am Markt etabliert, und immer mehr Unternehmen entdecken die Notwendigkeit einer PIM-Einführung. Die Projekte stellen jedoch hohe Anforderungen an Kunden und Dienstleister, deren man sich bewusst sein sollte, wenn  man einen effizienten Projektverlauf gewährleisten will. 

PIM-Systeme dienen als Werkzeuge, um die hohen Anforderungen an eine effektive Produktkommunikation zu lösen. Ziel ist es, über ein zentrales System alle produktrelevanten Informationen zu verwalten und in beliebigen Ausgabekanälen zu veröffentlichen. PIM dient dabei als Verbindungsglied zu unterschiedlichen Systemen. Im Bereich der Datenverwaltung wird beispielsweise ERP mit PIM verknüpft, um bereits eingestellte und neue Produktdaten kontinuierlich zu synchronisieren. In PIM werden die Daten mit veröffentlichungsrelevanten Informationen angereichert und mit Media-Informationen verknüpft. Die weitere Anbindung an Media-Asset-Management-Systeme ist hierbei eine häufig verwendete Option. Zur Ausgabe in unterschiedliche Kanäle müssen weitere Schnittstellen geschaffen werden; zum Beispiel zu CMS für die Anbindung der Homepage oder zu E-Commerce-Plattformen und zu Systemen zur automatisierten Katalogerstellung, um nur die geläufigsten zu nennen. Sind alle technischen Komponenten vernetzt und die entsprechenden Prozesse definiert, steht Unternehmen ein mächtiges Ganzes für die interne und externe Produktkommunikation zur Verfügung.

Es ist selbstredend, dass durch die Systemvielfalt die Anforderungen aus IT-Sicht von komplexer Natur sind und das Zusammenspiel von interner IT-Abteilung, Beratern, Integratoren und den Systemherstellern von zentraler Bedeutung ist. Die Risiken liegen hierbei jedoch nicht in den technischen Möglichkeiten, sondern in der Planung und konzeptionellen Vorarbeit der zu realisierenden Anforderungen. In gleichem Maße wichtig sind die Evalua-tion der Systeme sowie die systemnahe Konzeption der Umsetzung von Anforderungen. So lassen sich umständliche und aufwendige Lösungsansätze vermeiden und eine zügige technische Umsetzung erzielen. 

Die PIM-Einführung ist demnach zwar ein komplexes Thema, eine vorwiegend IT-getriebene Projektvorgehensweise wäre jedoch falsch. In jedem Unternehmen werden schon vor der Einführung eines solchen Systems Produktdaten verwaltet, auch wenn die Prozesse meist zeitintensiv und fehleranfällig sind. Für die beteiligten Abteilungen und Angestellten bedeutet die Einführung demnach eine Umstellung ihrer Arbeitsweise. Teilweise müssen über Jahrzehnte gewachsene Prozesse neu definiert werden. Es ist daher von großer Bedeutung, dass die entsprechenden Verantwortlichen in hohem Maß bei der Konzeption miteinbezogen werden. Nicht selten entsteht Gegenwehr bei Angestellten. Die Gründe hierfür liegen meist in der Sorge um Kontrollverlust oder der Überlastung mit dem Tagesgeschäft und dem damit verbundenen Mangel an Zeit, um sich dem Projekt angemessen zu widmen. Die Priorisierung des Projektes auf Ebene der Geschäftsführung ist der richtige Motor, um die benötigten internen Voraussetzungen zu schaffen. Die Aufgabe der Projektverantwortlichen ist es dann, die Abteilungen mit ins Boot zu holen und im ersten Schritt von der Notwendigkeit und den Vorteilen der prozessgesteuerten Datenpflege zu überzeugen. Denn auch für die beteiligten Abteilungen und Mitarbeiter gibt es wichtige Vorteile zu verbuchen. Zeiten für interne Informationsbeschaffung werden verkürzt, und es gibt klar verteilte Verantwortungsbereiche. Die gewonnene Zeit führt zur Entlastung der Mitarbeiter, die sich in erhöhtem Maß ihren wesentlichen Tätigkeiten widmen können. Kurz: Die Produktivität und die Qualität der Ergebnisse werden nachhaltig gesteigert.

Viele Unternehmen gehen PIM-Projekte mit der Motivation an, einen bestimmten Kanal zu bedienen, zum Beispiel die automatische Erzeugung der Kataloginhalte. Es ist richtig, dass hierbei Prozesse im Workflow der Katalogerstellung optimiert und daraus große Vorteile bezüglich Zeitaufwand und Inhaltsqualität erzielt werden. Wird jedoch lediglich dieser Prozess betrachtet, so verschenken Unternehmen die wichtigsten Vorteile der PIM-Philosophie, und PIM bleibt eine Insellösung der Marketing-Abteilung. Daher muss PIM unternehmensweit konzipiert und eingeführt werden. Teilbereiche der Produktdaten müssen dort verwaltet werden, wo sie entstehen, beispielsweise in der Entwicklung oder im Produktmanagement. Erst durch die ganzheitliche Betrachtung und Umsetzung kann man das volle Potenzial nutzen und das Konzept „Single Source of Truth“ leben. Vorhandene Strukturen müssen auf den Prüfstand und „Altlasten“ eliminiert werden. Hierbei gilt das Motto: „So komplex wie notwendig – so einfach wie möglich.“ Das Ergebnis sind strukturierte Produktdaten mit hohem Informationsgehalt sowie Prozesse zur Steuerung der Neuanlage und Änderungen von Produktinformationen. 

Der erste und meist aufwendigere Teil eines PIM-Projektes hat also zunächst nur bedingt mit der Veröffentlichung in verschiedenen Kanälen zu tun; vielmehr wird die medienneutrale Basis aller Produktinformationen losgelöst von grafischen Darstellungen geschaffen. Hier ist ein Umdenken vor allem in den Kreativ-Abteilungen gefragt, wo man gewohnt ist, visuell orientiert zu arbeiten. Die reine Sicht auf strukturierte Produktdaten stellt an dieser Stelle eine Herausforderung dar, die betrachtet und entsprechend verarbeitet werden muss. Hinsichtlich der gestiegenen Anforderungen an die Produktkommunikation ist die strukturierte und prozessorientierte Verwaltung von Produktinformationen nicht nur „nice to have“, sondern Notwendigkeit, und zwar nicht nur unter wirtschaftlichen Aspekten. Somit werden sich auch in den Kreativ-Abteilungen die Berufsbilder anpassen und den neuen Anforderungen Rechnung tragen müssen.   

Vor diesem Hintergrund wird klar, dass PIM-Projekte nicht IT-getrieben umgesetzt werden können. Die wesentlichen Faktoren liegen in Strukturen und Prozessen und sind somit von ihrer Natur aus nicht IT-spezifisch. Systeme dienen hier als Werkzeuge, um die gewünschten Resultate umzusetzen. Entsprechend hoch ist die Wichtigkeit der konzeptionellen Arbeit in diesem Bereich zu bewerten. Wird hier nicht mit dem angemessenen Willen und Mut zur Bereinigung vorgegangen, werden zum einen die verwendeten Systeme vor problematische Herausforderungen gestellt, und zum anderen vergeben Unternehmen die Chance zur Eliminierung von Insellösungen und veralteten Strukturen. Die erzielte Lösung stellt sich dann als Kompromisslösung dar, in der vorhandene Probleme neu verpackt werden, wodurch wiederum keine optimalen Strukturen und Prozesse entstehen können. Dadurch wird nur teilweise von den Vorteilen eines PIM-Systems profitiert und wertvolles Potential verschenkt.

Die Anforderungen an Fachabteilungen und externe Dienstleister sind in Anbetracht der komplexen Aufgabenstellung vergleichsweise hoch. Die rein fachliche Betrachtung, ob aus Sicht der Fachabteilungen oder externer IT-Berater, ist hier nur die halbe Miete. Entscheidend ist die ganzheitliche Betrachtung, um unternehmensweit effiziente Strukturen und Prozesse zu definieren. Nach erfolgreicher Umsetzung gilt es, die Ergebnisse zu prüfen, zu optimieren und an neue Anforderungen anzupassen. PIM ist nicht ein weiteres IT-System, sondern eine Philosophie, die im Unternehmen entsprechend eingeführt und gelebt werden muss. Unternehmen, die dies beherzigen, sind langfristig für die steigenden Anforderungen einer zeitgemäßen Produktkommunikation gerüstet.

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The P.I.M. Company GmbH ist Berater und Integrator für die Einführung von PIM-Systemen. Mit Kompetenz und Erfahrung integrieren und entwickeln wir Lösungen im Bereich Multichannel Publishing (Web, Print, E-Commerce).

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Picture credits © Roland Farkas


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