GLOBALLY CONNECTED

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Die Cloud macht (fast) alles möglich

VON GABRIELE MATTHES

(Veröffentlicht in Das Produktkulturmagazin Ausgabe 4 2015)

Die Prysmian Group in Deutschland hat den aufwendigen Prozess ihrer Printmedien-Erstellung automatisiert. Auf Basis der PIM-Software von jCatalog werden jetzt die Datenblätter für rund 15.000 Produkte mit einer Vielzahl an Varianten on demand generiert. Der Clou dabei: Alle Produktdaten werden aus der Cloud zur Verfügung gestellt.

Prysmian ist Weltmarktführer für Spitzentechnologien in den Bereichen Kabel, Leitungen und Systeme für die Energieverteilung und die Telekommunikation. Mit einem Umsatz von knapp sieben Milliarden Euro im vergangenen Jahr ist die Prysmian Group ein globales Unternehmen mit Standorten in 50 Ländern, mit 89 Werken, 17 Forschungs- und Entwicklungszentren und mehr als 19.000 Mitarbeitern. Sie ist in den Fachgebieten Entwicklung, Entwurf, Herstellung, Lieferung und Installation einer breiten Palette an Kabeln und Leitungen für viele verschiedene Anwendungen der Energie- und Telekommunikationsbranche tätig. Dazu zählen Tiefbau- und Tiefseestromverkabelung, Mittel- und Niederspannungskabel ebenso wie Kabel und Zubehör für die Sprach-, Video- und Datenübertragungsindustrie sowie Glasfaser- und Kupferkabel. Nach dem Zusammenschluss von Prysmian und Draka im Jahr 2011 unterhält das Unternehmen in Deutschland sechs Standorte. Diese bedienen in den drei Sparten Energieversorgungsunternehmen (Utilities), Spezialkabel für die Industrie (Special Cables) sowie Kabel und Leitungen für die Installation (General Market) nicht nur den deutschsprachigen Raum, sondern darüber hinaus weltweit viele weitere Länder. 

Datenblätter haben insbesondere als Dienstleistung für die Kunden, einen hohen Stellenwert. Jährlich werden allein in Deutschland rund 1.000 unterschiedliche Druckstücke erstellt. Diese müssen stets aktuell und schnell verfügbar sein. Hier wurden Optimierungen, vor allem durch die automatisierte Erfassung und die systembasierten Korrekturgänge, sofort nach der PIM-Einführung sichtbar. Wichtig ist auch, dass nun ohne Mehraufwand alle Druckstücke in einem einheitlichen Format und gemäß der Corporate Identity ausgegeben werden und somit die enthaltenen Informationen viel einfacher miteinander vergleichbar sind. Und bei Bedarf kann auch jeder Vertriebsmitarbeiter das benutzerfreundliche System selbst bedienen und seinem Kunden die gewünschten Informationen geben. All das war vor der Einführung des PIM-Systems schwierig, denn jeder Standort hat seine Datenblätter in Eigenregie erstellt. Zwar waren grundlegende Informationen zu den einzelnen Artikeln über ein zentrales Kabel-Designtool verfügbar, aber eben nicht alle relevanten Produktdaten, und so konnten auf ausschließlich dieser Basis keine Datenblätter hergestellt werden. Am Hauptsitz in Berlin wurden beispielsweise alle Informationen an eine Werbeagentur übergeben, die diese dann aufbereitet hat. Eine eigene Datenbank wurde hier nicht vorgehalten. Die weiteren deutschen Standorte haben Word-Dokumente auf Basis von Excel-Dateien erstellt – mit viel Zeitaufwand und mit uneinheitlichen Datenquellen. 

Im ERP-System der Prysmian Deutschland werden mehr als 30.000 Produkte geführt, allerdings ist die Hälfte davon Altbestand, der aus systemtechnischen Gründen nicht eliminiert werden kann. Da aber nur die Daten der 15.000 aktiven Produkte in das PIM-System einfließen sollten, wurden diese aus Excel-Dateien übernommen. Hierbei wurde gleichzeitig eine Datenbereinigung durchgeführt, Redundanzen wurden entfernt, und die Qualität wurde durch einheitliche Anreicherung gesteigert. Im Ergebnis verfügt das Unternehmen nun mit der jCatalog-Software über eine ganzheitliche Unternehmenslösung zum Sammeln, Organisieren und Aktualisieren seiner gesamten Produktinformationen in einem einzigen System. Auf dieser Basis erfolgt die Datenbla-tterstellung vollautomatisiert, mit einer Vielzahl an Steuerungsmöglichkeiten. So kann beispielsweise definiert werden, welche Attribute für einen Flyer übernommen werden sollen. Auch lassen sich bestimmte Werte in der Druckausgabe unterdrücken, weil sie nicht freigegeben sind. Dies betrifft in erster Linie Zertifikate, die beantragt, aber noch nicht erteilt wurden. 

Die Kabel und Leitungen sind in einer Vielzahl an Varianten verfügbar. Mit Einführung der PIM-Software wurden alle Produktdaten strukturiert, und bei der Anlage wird ein Master- und Variantenkonzept verwendet, sodass alle Artikel eindeutig zugeordnet und alle Informationen in einem einheitlichen Format verfügbar sind. Das Einhalten der Regeln, die hierfür hinterlegt wurden, lässt sich automatisiert überprüfen und Aktualisierungen werden per Massenoperation durchgeführt. Jede Produktvariante ist zugleich eine Bestellposition und kann deshalb auch kundenindividuell verwendet werden. Die gewünschten Sprachen – derzeit Deutsch, Englisch, Russisch, Ungarisch, Polnisch, Tschechisch und Rumänisch – können über eine Steuerfläche ausgewählt werden. Bei Bedarf lassen sich alle weiteren erforderlichen Sprachmodule ergänzen. 

Einer der wichtigsten Gründe, warum Prysmian sich für jCatalog als Anbieter entschieden hat, war die Tatsache, dass die Lösung als Software as a Service (SaaS) in der Cloud angeboten wird und bereits in der Standardversion alle Anforderungen des Unternehmens abdeckt. Die Kosten für eine Cloud-Lösung sind gering, und so war es möglich, die Entscheidung für dieses Projekt sehr schnell und unabhängig von der Konzernzentrale in Mailand zu treffen. Carolin Prümm, Marketing, Corporate & Business Communications, fasst wie folgt zusammen: „Die Software von jCatalog deckt genau die Anforderungen ab, die wir an eine professionelle Datenhaltung haben.“ Und ihr Kollege Andrea Benedetti, Technical Sales Support, ergänzt: „Dass wir diese komplette Lösung in der Cloud nutzen können, hat uns sehr schnell davon überzeugt, auf den richtigen Anbieter zu setzen.” 

Das SaaS-Angebot umfasst alle notwendigen Komponenten und Aktivitäten für den reibungslosen Betrieb. Vor der Inbetriebnahme wurde anhand der Sizingdaten ermittelt, welche Systemanforderungen bestehen, danach wurde das System befüllt und einem Stresstest unterzogen, um die Systemlast im Echtbetrieb zu simulieren. Für die Nutzung ihres PIM-Systems benötigt Prysmian lediglich einen Browserzugang. 

Die Vorteile des Betriebs als SaaS-Modell sind vielfältig. Das Unternehmen musste keine Hardware-Investition tätigen, die monatlichen Kosten sind transparent und vorab kalkuliert. Die interne IT-Abteilung bleibt frei von zusätzlichen Aufgaben. Die Software wird in einer sicheren und hoch skalierbaren Umgebung auf dedizierter Hardware zur Verfügung gestellt. Das Rechenzentrum entspricht mit 24x7 Wachpersonal, Kameraüberwachung und Zugangskontrolle höchsten Sicherheitsanforderungen. Der Systembetrieb wird automatisiert überwacht und kann netzwerkmäßig jederzeit erreicht werden, die Daten werden täglich gesichert und sind in zwei vollständigen Ständen verfügbar. 

Das Projekt konnte vor allem aus zwei Gründen in nur drei Monaten mit rund 30 Projektarbeitstagen abgeschlossen werden. Die perfekte Zusammenarbeit bei der Datenerfassung sorgte für eine reibungslose Überführung in die PIM-Nutzung. Mit der Entscheidung für die Cloud-Lösung war außerdem eine schnelle Verfügbarkeit möglich. In einer nächsten Projektphase wird geprüft werden, ob die Datenblätter künftig für Kunden auch über die Website verfügbar sein sollen.

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HERSTELLER

Die jCatalog Software AG ist führender Anbieter von Software und Cloud-Lösungen für das Master Data Management. Die Vertriebs- und Marketing-Anwendungen umfassen PIM, Crossmedia und Multi-Channel-Commerce.

jCatalog Software AG
gabriele.matthes@jcatalog.com
www.jcatalog.de

KUNDE

Prysmian Group
kontakt@prysmiangroup.com
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