Das Märchen von den unstrukturierten Mediendaten

VON KAI STRIEDER

(Veröffentlicht in Das Produktkulturmagazin Ausgabe 1 2014)

Mediendaten, neudeutsch Digital Assets, werden meist ein wenig mitleidig als unstrukturierte Daten bezeichnet. Dieses längst überholte Vorurteil dient oft als Rechtfertigung für die mangelhafte Nutzung der Chancen, die agiles Handeln in Omni-Channel-Märkten bietet.

Mediendaten werden in der Planung von Kommunikations- und Datenhaltungsprozessen gern auf „Dateien mit Bildinhalt“ reduziert. „Da haben die vom Marketing ihre Agenturen für“ – so das gängige Vorurteil. Mit diesem Ansatz werden allerdings erhebliche Risiken für die Qualität der Produkt- und Markenkommunikation in Kauf genommen – von den Kosten für die damit verbundenen händischen Prozesse, den sporadischen Zeitdruck und die Abstimmung mit Kreativ- und Produktionsagenturen ganz zu schweigen.

Dabei könnte es so einfach sein: das Digital-Asset-Management(DAM)-System Pixelboxx etwa feiert dieses Jahr das 15-jährige Jubiläum der erfolgreichen Integration „unstrukturierter“ Mediendaten in die komplexen und globalen Kommunikationsprozesse eines DAX-Unternehmens. Das Geheimnis des Erfolges ist simpel: Digital Assets werden für ihren gesamten Lebenszyklus im DAM-System führend verwaltet und entsprechend ihrem Status, ihrem Inhalt und ihrer Klassifizierung automatisch den Verwertungsketten zugeführt. Dabei ergibt sich wie von selbst, dass die Digital Assets mitnichten unstrukturierte Daten sind, sondern sehr elegant auf Basis von Taxonomien, Lizenzbedingungen und vollautomatischen Konvertierungen passend zu Medienkanal, Kontext und Zielsystem im Orchester der Unternehmenskommunikation mitspielen – dirigiert von Marketing und Produktmanagement – eine 360°-Medienstrategie also.

Ein professionelles DAM liefert nämlich nicht nur sämtliche formalen und inhaltlichen Informationen rund um eine Mediendatei, sondern stellt diese auch automatisch in der passenden Qualität für den jeweiligen Ausgabekanal zur Verfügung. So steigern Unternehmen nicht nur die Effizienz all ihrer medienbasierten Prozesse, sondern senken gleichzeitig Aufwände, Fehleranfälligkeit und Kosten.

 Wichtigste Voraussetzung für eine zentral nutzbare Digital-Asset-Management-Lösung sind dabei ausführlich dokumentierte, offene Schnittstellen zu allen anderen relevanten Systemen, die im Unternehmen eingesetzt werden. Ob CRM, CMS oder PIM, SAP ERP oder Adobe Creative Suite – nur ein DAM, das sich nahtlos in all diese Systeme integrieren lässt, kann seine Möglichkeiten umfassend entfalten. Indem Mediendateien in einer zentralen Quelle gepflegt werden und sämtlichen Abteilungen und Anwendungen stets aktuell zur Verfügung stehen, wird die Datenqualität über alle Kanäle hinweg spürbar erhöht.

Ein weiterer Vorteil einer derart offenen DAM-Lösung ist die Möglichkeit, dass Anwender einen Best-of-Breed-Ansatz verfolgen können. Zwar gibt es mächtige Lösungen, die als Alleskönner auftreten – aber ihr Versprechen zu oft nicht einlösen. Im Gegensatz zu spezialisierten Lösungen erreichen sie meist nicht deren Funktionsumfang, Performance und Usability – vergleichbar mit einem Zehnkämpfer, der nie die gleichen Leistungen wie zehn einzelne Athleten erreichen wird, die jeweils auf ihre Disziplin spezialisiert sind. Besser fahren die meisten Unternehmen daher in der Regel mit einem modular aufgebauten Gesamtsystem, bei dem für jeden Bereich die jeweils am besten geeignete Lösung eingesetzt wird. Damit es hier nicht zu einer Silo-Bildung einschließlich aller damit verbundenen Nachteile kommt, ist die Integrationsfähigkeit der gewählten Lösungen unabdingbar.

Auch im Hinblick auf Erweiterungen und auf die Wartung oder den Austausch von Komponenten punktet ein modulares offenes gegenüber einem großen monolithischen System. Bei der Auswahl der einzelnen Anwendungen sollten Unternehmen aber in jedem Fall prüfen, ob der Hersteller einer Lösung ein sehr gut dokumentiertes Entwicklerframework bereitstellt, das anderen Softwareanbietern die Integration einer passenden Schnittstelle vereinfacht. Notfalls lassen sich benötigte Schnittstellen damit auch nachträglich schnell und kostengünstig implementieren. 

Die Vorteile eines integrierten Digital-Asset-Managements, basierend auf dem Single-Source-of-Truth-Ansatz, machen sich für jeden betroffenen Mitarbeiter ganz konkret im Arbeitsalltag bemerkbar. So können beispielsweise Website-Redakteure, Messe-Verantwortliche und Marketing-Mitarbeiter mit wenigen Klicks direkt aus ihrer vertrauten Anwendung heraus auf aktuelle Mediendateien zugreifen. Aufgrund der zentralen Verwaltung des DAM sind sämtliche Daten und Informationen stets aktuell, sodass sich zeitaufwendige Nachfragen erübrigen und Fehlerquellen signifikant reduziert werden. Die korrekten Produktbezeichnungen oder Personennamen sind ebenso hinterlegt wie die Informationen zu Bildauflösung und -qualität sowie die Nutzungsrechte. Der Website-Redakteur etwa muss sein vertrautes Content-Management-System (CMS) nicht mehr verlassen, sondern er kommuniziert über eine Schnittstelle direkt mit dem DAM. Er wählt das gewünschte Bild aus und bindet es auf der Website ein. Dabei stellt das DAM dem CMS das Bild umgehend in der gewünschten Auflösung und Größe zur Verfügung und generiert automatisch einen Vermerk zu dieser Verwendung. Läuft zum Beispiel die Lizenz aus, wird das Bild gesperrt. Die betroffenen Mitarbeiter erhalten dann automatisch eine entsprechende Information und können reagieren.

Doch nicht nur einzelne Mitarbeiter, auch das gesamte Unternehmen profitiert spürbar von einem strukturierten Medienmanagement: Prozesse und Arbeitsabläufe werden einfacher, effizienter und weniger fehleranfällig. Darüber hinaus lässt sich Prozesswissen, das zuvor nur in den Köpfen der Mitarbeiter vorhanden war, durch eine entsprechende Architektur in das System integrieren. Gleichzeitig steigt die Qualität der vorhandenen Informationen, da sich Prozessschritte automatisieren lassen. Und durch eine zentrale Verwaltung ist dafür gesorgt, dass sämtliche Informationen stets aktuell, vollständig und für jeden einsehbar vorliegen.

Nicht zuletzt ist ein auf Basis des Single-Source-Prinzips aufgebautes Informationssystem deutlich nachhaltiger: Wenn über Schnittstellen mit allen relevanten Systemen auf das DAM zugegriffen werden kann, müssen sämtliche Medienobjekte nur noch an einem einzigen Ort bereitgestellt werden – eine Datenbasis für alle. So entsteht deutlich weniger über die gesamte IT-Landschaft verteilter Datenmüll, und dementsprechend wird auch weniger Speicherplatz benötigt. Es gibt also viele gute Gründe, die für ein Digital-Asset-Management sprechen. Pixelboxx setzt von Anfang an auf eine breite Basis technischer Schnittstellen, die von Realtime-Aufgaben im Content-Management-System der Webseite über komplexe Konvertierungskaskaden für Datenexporte und die tiefe Integration in Desktop-Publishing-Anwendungen reichen. Als erfahrener Mitspieler in Best-Of-Breed-Mannschaften tritt dieses DAM-System als Mission Specialist auf und kümmert sich um die Strukturierung und Automatisierung der für PIM- oder Stammdatensysteme so schwer zu strukturierenden Daten.

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Pixelboxx als Innovationsführer im Bereich Digital Asset Management stellt eine vollständig webbasierte und integrationsfähige Lösung zur Verfügung, mit der sich alle Mediendaten zentral verwalten lassen. 

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Dagmar Kröplin
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