(K)eine Spielerei...

VON ALEXANDRA KAHYAOGLU

(Veröffentlicht in Das Produktkulturmagazin Ausgabe 1 2014)

Lego – die bunten Kult-Bausteine aus dem Kinderzimmer haben längst schon die Büros großer Unternehmen erobert. Mit Hilfe von Legosteinen visualisieren Unternehmen beispielsweise Logistik-Prozesse oder verdeutlichen Fertigungsabläufe. Auch die Londoner Design- und Entwicklungs-Agentur „vitamins“ liebt Lego und hat einen neuen, ungewöhnlichen Weg gefunden, wie die Bausteine ihre internen Prozessabläufe und Zeitplanungen vereinfachen können. Sie erfanden den Lego-Wandkalender. Und da es sich um eine „Erfinder“-Agentur handelt, zeigt der Lego-Kalender nicht einfach nur statisch die Termine und Projekte mit Hilfe bunten Klötzchen an der Bürowand – er synchronisiert die Daten auch digital. Die Nutzung des Kalenders ist so jederzeit von jedem Ort aus mit dem Smartphone oder anderen mobilen Endgeräten möglich!

Wie innerhalb eines komplexen Unternehmens eine straffe Organisation und effektive Terminplanung etabliert werden kann, ist immer wieder eines der großen internen Themen. Auch im Studio von vitamins war es nicht anders. So wurden verschiedenste Möglichkeiten der Organisation untersucht, angefangen bei Post-it-Klebezetteln über To-do-Listen bis zu einer komplexen Projektplanungssoftware. vitamins fand heraus, dass ein wirklich optimal funktionierendes System zur Projektplanung folgende Bedingungen erfüllen muss: Es muss groß und überall sichtbar sein und dazu möglichst ein haptisches Erlebnis bieten – das Team war fasziniert von der Idee, „Zeit“ als Größe in der Hand halten zu können. Zudem war die Online- und Offline-Verfügbarkeit essentiell, genauso wie die flexible Anbindung an mobile Endgeräte. Das warf sofort die Sicherheitsfrage auf, also musste es Anonymität und Verschlüsselung gewährleisten. Und selbstverständlich ein Höchstmaß an sauberer und übersichtlicher Struktur bieten. 

Ein Blick ins Kinderzimmer brachte die passende Idee: Legosteine schienen eine gute Möglichkeit zu bieten, komplexe Informationen im wörtlichen Sinn greifbar zu machen. Nach einigen Versuchen, diversen Prototypen und langem Ausprobieren kreierten sie den Lego-Wandkalender, der komplett aus Legosteinen aufgebaut ist.

Jede Reihe der Legoplatten steht für einen Monat. In der Agentur hängen drei Monate als Übersicht. Der Mitarbeiter erhält eine eigene Reihe auf der Legoplatte und darf sich sein Legomännchen an den Anfang der Reihe stellen. Pro Tag in der Woche gibt es eine Spalte. Jedes Projekt hat seine eigene Farbe, die auf einem versteckten Index vermerkt ist. Damit sind die Kunden bzw. Projekte nicht für jeden erkennbar. Jeweils ein Legobaustein steht für einen halben Tag Arbeit am entsprechenden Projekt.

Jetzt ging es nur noch um die Synchronisation mit mobilen Endgeräten. Die dafür benötigte Software wurde von vitamins selbst entwickelt und funktioniert mit jedem Smartphone. Sobald man im Kalender einen Legostein verändert hat, wird ein Foto mit dem Smartphone geknipst und an eine bestimmte E-Mail-Adresse verschickt. Sekunden später kommt eine Bestätigung, dass sämtliche Änderungen auf den digitalen Kalender übertragen wurden. vitamins arbeitet momentan mit dem Google-Kalender, es klappt aber auch mit jedem anderen Cloud-Kalendersystem.

vitamins benutzt den Lego-Wandkalender seit fast einem Jahr. Alle Mitarbeiter kamen in kürzester Zeit mit dem System zurecht und die Erfahrungen sind durchweg positiv. vitamins will in Kürze den entsprechenden Programmcode online stellen, so dass auch andere interessierte User mit dem Tool spielen, Erfahrungen sammeln und es weiterentwickeln können. Feedback dazu ist von vitamins ausdrücklich erwünscht, markiert mit #legocalendar. 

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Picture credits © Daniel Hauser