Produktdatenverwaltung für mobile Anwendungen

VON GABRIELE MATTHES

(Veröffentlicht in Das Produktkulturmagazin Ausgabe 1 2015)

Als die ipf electronic gmbh vor rund vier Jahren beschloss, ihr Produktangebot über eine Application auch mobil verfügbar zu machen, waren die Daten hierfür weder elektronisch noch in einer einheitlichen Datenquelle gespeichert. So gab der Wunsch nach mobiler Verfügbarkeit den Anstoß, ein modernes PIM-System aufzubauen.

Die ipf electronic gmbh bietet eines der breitesten Portfolios in der Sensorik. Die Produkte sind für alle industriellen Anwendungsbereiche ausgelegt und kommen in den unterschiedlichsten Branchen zum Einsatz. Das Sortiment reicht von optischen über Laser- bis zu Farb- und Kamerasensoren, aber auch berührungslose Näherungsschalter und Drehzahlüberwachung gehören zu den Einsatzbereichen. Dass diese Produkte über eine Vielzahl technischer Eigenschaften verfügen und die Datenpflege deshalb sehr aufwendig ist, versteht sich von selbst.

Mit Einführung der jCatalog-PIM-Lösung werden die Informationen nicht nur für die App, sondern auch für alle weiteren Verkaufs- und Marketingkanäle bereitgestellt. Darüber hinaus werden die kontinuierlichen Neuentwicklungen des Unternehmens schneller und umfassender abgebildet. Gleichzeitig stieg bei ipf electronic mit der Implementierung der elektronischen Lösung auch die Qualität der Produktdaten. Diese werden nach einem standardisierten Schema erfasst und stehen jetzt konsistent und vollständig in einer einzigen, zentralen Datenquelle zur Verfügung. Die aktuell rund 6.000 Sensorik-Produkte sind in 20 Gruppen gegliedert. Jährlich kommen ca. 120 neu hinzu, wobei auch die Vorgängermodelle und das Zubehör bei der Erfassung jedes neuen Artikels hinterlegt werden.

Mit dem Entschluss von ipf electronic im Jahr 2011, das Sortiment mobil über eine App anzubieten, musste als Erstes eine Basis zur Erfassung sämtlicher Daten geschaffen werden. Bis dato gab es weder für die Website noch den Katalog oder die geplante App die Möglichkeit, Produktinformationen automatisiert zu übernehmen. Außerdem waren diese nicht durchgängig vollständig dokumentiert. Ein Außenstehender konnte wenn überhaupt, dann nur mühsam einen Vergleich anstellen. Weiterhin waren auch die Beziehungen innerhalb einer Gruppe nicht abgebildet und Informationen zum Einsatz von Komponenten nicht einheitlich verfügbar. 

Ebenso aufwendig war die Zuordnung technischer Dokumente und graphischer Darstellungen. Künftig sollten deshalb alle Merkmale und auch die entsprechenden Erläuterungen zu jedem Artikel in einer einzigen Datenquelle elektronisch erfasst werden. Hierfür wurde eine Vorlage erstellt, um das gesamte Portfolio mit vollständigen Informationen einheitlich zu erfassen und dieses via Excel-Datei an das PIM-System zu liefern. Das System stellt nun auf Knopfdruck alle gewünschten Daten inklusive der zugehörigen technischen Eigenschaften und umfangreichen werblichen Informationen zur Verfügung. Weiterhin sind auch Angaben zu Zubehör und Ersatzteilen sowie kaufmännische Informationen und Preise enthalten. Die Software von jCatalog erwies sich als ideale Lösung, um die Produkte mit allen Details abzubilden. Die ausgereifte Software hat sich in vielen Unternehmen des technischen Handels bewährt und wird für die spezifischen Anforderungen dieser Branche ständig weiterentwickelt. 

Auf der Website von ipf electronic ist der sogenannte ProduktSelektor das zentrale Element für eine schnelle und gezielte Suche. Das PIM-System stellt hierfür alle Daten zur Verfügung. Und der Kunde gelangt in nur zwei Schritten zum gewünschten Artikel. Ein aufklappbares Menü unterstützt die Auswahl aus den verfügbaren Produktgruppen. Wer sich nicht sicher ist, erhält über einen Infobutton in einem separaten Fenster ergänzende Informationen zu den einzelnen Gruppen und kann diese direkt auswählen. Anschließend werden die Merkmale vorgeschlagen, wodurch die Auswahl weiter eingeschränkt wird. Mit jedem gewählten Merkmal wird zudem automatisch angezeigt, wie viele Produkte diesem Kriterium bzw. der Kombination der Kriterien entsprechen. Nach Abschluss der Eingrenzungen besteht außerdem die Möglichkeit, die Ergebnisse der Trefferliste miteinander zu vergleichen, damit die Unterschiede sofort ersichtlich sind. In einem weiteren Schritt sind alle technischen Daten, das Zubehör und ein komplettes Datenblatt verfügbar. 

Weiterhin ermöglicht das PIM-System den Import und Export der Produktdaten auf Basis des Klassifizierungssystems ETIM. Dieses System wurde für die speziellen Anforderungen der Elektrobranche geschaffen, um die einheitliche technische Beschreibung und Zuweisung zu einer entsprechenden Produktklasse abzubilden und ihre Vergleichbarkeit zu vereinfachen. Die Standardisierung ermöglicht es Herstellern und Lieferanten der Elektrobranche, Zuordnungen und Definitionen auf Grundlage der Klassenbezeichnung (einschließlich Synonymen) oder technischen Eigenschaften eindeutig vorzunehmen. Eine Besonderheit ist hier die firmenspezifische Anpassung, um auch Merkmale bzw. deren Ausprägungen zu berücksichtigen, die im ETIM-Standard nicht enthalten waren. Die Produktdaten werden außerdem direkt per Webservice mit dem ERP-System ausgetauscht. So erhält einerseits das PIM-System Kontrakt- und Preisdaten vom ERP-System und führt andererseits Aktualisierungen an bereits bestehenden Artikeln direkt im ERP durch. Weiterhin werden im PIM-System die individuellen Rollen und Rechte für die internen Benutzer zugewiesen, sodass ein klares Verständnis der Aufgaben in strukturierter Arbeitsweise umgesetzt werden kann.

ipf electronic ist darüber hinaus in der Lage, mit der Media-Asset-Management-Lösung von jCatalog mehr als 25.000 Dokumente in unterschiedlichen Dateiformaten, zum Beispiel jpg und pdf, aber auch in Videoformaten, automatisch in andere Formate und Größen zu konvertieren. So können diese Dokumente  in unterschiedlichen Formaten für die verschiedenen Vertriebs- und Marketing-Kanäle verwendet werden. Da das Media-Asset-Management Bestandteil der PIM-Software ist, sind auch diese Bilddatenbestände übersichtlich und strukturiert abgelegt. Bilder werden einfacher gefunden und korrekt zugeordnet. Neben dem gedruckten Katalog bietet ipf electronic eine CD an, auf der die Datenblätter des gesamten Sortiments kapitelweise sortiert sind. Die Erstellung dieser Medien wird künftig vollautomatisiert auf Basis der PIM-Daten erfolgen.

Zusammenfassend hat das PIM-System aus Sicht von ipf electronic die Datenqualität deutlich gesteigert. Die Lösung sorgt außerdem für einen strukturierteren Ablauf bei der Produktanlage. Die einheitliche Datenquelle für alle Vertriebswege und der gleichzeitige Zugriff von mehreren Personen auf das System werden ebenfalls als Arbeitserleichterung gesehen. Und für die Kunden sowie den Außendienst von ipf electronic stehen nun alle Produktinformationen direkt zur Verfügung. Gegenwärtig sind die Produktdaten in Deutsch und Englisch angelegt. Im nächsten Schritt möchte ipf electronic weitere Sprachen anbieten. In Zukunft soll außerdem die gezielte Suche mit dem ProduktSelektor ein Bestandteil der App werden.

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Die jCatalog Software AG ist führender Anbieter von Software- und Cloud-Lösungen für das Master Data Management in Vertrieb und Marketing. Die Anwendungen umfassen Product Information Management, Crossmedia und Multi-Channel-Commerce.

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